職業辦公能力訓練課程內訓課

主講老師：馬力

課程領域：管理者技能提升培訓課程

課程詳情：

課程大綱

一、職業化辦公工作能力與個人基礎素質

1. 職業化辦公工作能力的主要標準

定義：職業能力體現于員工對職業規范的理解和執行能力。主要包括三方面內容：

**，是否明確自己應該做什么，即“該做什么、不該做什么”。以此確定工作方向。

第二，能否明確職業規范及工作流程，即“先做什么、后做什么”。以此明確事務規律。

第三，才是掌握如何做，即具體的工具和操作方法，并在高效、高質的過程中達成目標。

然而，在以往的個人（或職業）能力訓練中，人們常常將焦點集中于后一個環節（掌握技巧）。導致軟件功能雖然學會了，但仍然不能有效落實到自己的實際工作中，并持續挖掘并提升解決具體問題的能力。

所以，有關職業能力提升的技能培訓，在很大程度上就是要求職業人士，按職業工作的規范，掌握一套正確的思維模式，養成一系列良好的行為習慣。

2. 個人素質的表現及培訓難點

我們認為，個人素質及能力的表現主要包括兩個方面：

一是能否具有正確的思維模式，二是能否具有扎實的行為（或動手）能力。

偏重前者，可能導致紙上談兵；側重后者，則易產生埋頭拉車的后果。所以，素質修煉應當是集思維模式培養與行為能力訓練的全方位過程。

不論提升工作能力，還是增強個人素質，關鍵在于堅持不懈地進行上述兩方面的修煉（需要反復的過程和自我約束）。這一特點，就決定了修煉的過程不可能在一朝一夕之內完成，而是在重復和反芻中升華的。這恰恰就是素質教育、能力培訓的難點。

針對素質修煉和能力培養的這一難點，我們提出了自己的觀點：借助工具的使用，降低修煉過程的難度（簡化操作），減少有規律且重復性的操作過程，同時在規范使用工具的過程中鎖定（養成）高效的職業化辦公行為習慣。

所以，我們的課程將提供一個重復訓練的過程。在此過程中，我們借助工具，幫助學員簡化有規律且重復的繁雜操作（效率）、提高操作過程的精度（質量）、養成良好的行為習慣（素質），以此達到提升工作能力和個人素質的目標。

針對職業化辦公文檔制作能力的提升，我們的訓練工具就是Office軟件。

常用Office課程

1、借Word提升職業化行文寫作與表述能力（6～12h）

本課程從行文、寫作的規律出發，重點說明簡化規范文稿的制作技巧，在提高效率的前提下改善行文質量（結構清晰、版式規范、操控簡單）。具體內容包括：

教學階段	主要教學內容
按規范流程制作電子文稿	— 職場行文規范及人與計算機交流的基本方法：規范行文特點和職業化電子文稿的評價標題（“文檔結構圖”、“樣式和格式”窗格），人機交流方法（光標特點及解讀、工具按鈕狀態與格式對應關系、菜單分布規律），空格使用亂版處理技巧； — 輸入規則和技巧：鍵盤控制（中英鍵盤及標點切換、輸入法選擇、全半角切換），輸入技巧（漢字輸入技巧、符號輸入技巧），文字內容的檢查和更改（拼寫語法、自動更正、批量替換），簡繁轉換，中英翻譯等； — 文字內容編輯：編輯的定義（目的、對象、操作內容等），正確選擇操作對象（插入點、字、詞、句、段落等），編輯技巧（菜單法、按鈕法、拖拉法、右鍵法、快捷鍵法等）； — 文稿格式修飾：修飾的定義與編輯的區別，字符格式（規則、技巧）、段落修飾（對齊方式、縮進、間距等），框線和背景修飾（段落加框及特殊處理、文字加框、頁面加框），項目符號和編號設置（符號特點、設置技巧和使用限制、項目編號的特點、處理技巧和應用問題、多級符號的使用環境和設置方法）等； — 文稿整排版：紙張設置（紙型、方向、頁邊距等），頁眉和頁腳（作用、設置方法）、分欄排版，特殊版式等； — 文稿保存和打印：保存類型（命名保存、覆蓋保存與備份設置、版本保存、定位保存、更名保存、變類型保存、加密保存等），打印（常規，特殊打印設置）。
使用模板、樣式快速創建規范文稿	— 樣式應用：樣式的作用（規范當前文稿的各類段落的格式），創建樣式的方法（修改法、匹配法、命名法），樣式的管理方法（刪除樣式、通用樣式、樣式快捷鍵）、樣式的使用方法（點名法、匹配法、彈琴法、大綱法），用樣式與多級符號建立規范文稿的結構，樣式的三種擴展應用（綱目結構編輯、目錄自動生成與更新、文檔結構與演示文稿結構的關聯）等。 — 模板應用：模板的作用（規范同類文稿重新制作時的整體版式風格），創建模板的方法（建立規范文檔、控制常量和變量、保存模板文檔），用模板文檔處理不規范文稿（調用方法、處理方法）等； — 規范企業行文流程：針對企業內相對固定的文件類型創建一組模板；**行政手段部署并分發；用模板提升企業整體行文效率和質量（工作方法）。
用字、表、圖三要素豐富文章內容	— 文字處理：前兩部分知識的綜合運用； — 表格應用：表格的類型（文書表格和電子表格），創建表格（結構計算法、繪圖法、文本轉表格法等），表格編輯（正確選擇表格對象，常規編輯、表結構編輯），表格修飾（格線、填充），表格排版（大小、位置、版式），表格的特殊處理（斜線表頭、表頭跨頁、表屬性），表格編輯問題的處理技巧等； — 圖文混排：圖對象的類型，添加圖形（剪貼畫、圖片、藝術字等），圖形編輯（圖形對象的定位、大小、位置等）、圖形修飾（框線、背景等），圖形對象的排版（嵌入型、非嵌入型的應用環境和處理技巧），圖形對象的排版問題處理等。
長文章處理技巧（選擇內容）	— 利用綱目結構審改文稿（顯示文檔結構圖、綱目結構編輯）； — 制作目錄（制作、更新）； — 插圖插表處理（表題注與圖題注自動編號、交叉引用與更新）； — 電子文稿制作（書簽、超鏈接）； — 文章審閱（修訂、批注、整合）。

以上內容可以根據學員情況或單位要求進行適當調整，或針對指定要求增減內容。

2、借Excel提升職業化數據處理、分析和表達能力（12h）

本課程從數據管理的規則出發，重點說明兩方面內容，即（結構）合理、（數值）準確地創建電子表格，以及從表格數據中靈活獲取有用信息的技巧。具體內容包括：

教學階段

主要教學內容

創建結構合理且數據準確、有效的電子表格

（避免生產垃圾表格）

說明數據管理的規則及規范建表的原則（展示問題、說明方法）

— 建立合理的表格結構：認識數據規范和類型、明確正確搭建表結構的控制內容，以及創建表格過程的注意事項；

— 控制數據的有效性：導致數據問題的原因，現有數據的調用法、批量數據的導入法，規范表頭的填充法，數據有效性的控制法；

普通公式常規處理：創建公式（格地址法、數值法、名稱法），公式復制（含意、方法、注意事項）、公式跟蹤（審核、監視）；

— 表格編輯（控制結構）：編輯的定義，正確選擇操作對象（單元格、區域、列、行、工作表等）、表格的結構性編輯（插入、刪除、移動）、內容編輯（添加、移動、復制、清除）；編輯對象和名稱及命名方法；

— 表格修飾（增強效果）：數字格式（常規、特殊和自定義），對齊方式（水平、垂直、文字和特殊），格線和背景（控制方法、套用格式），運行保護（意義鎖定、隱藏）、條件格式等；

— 表格數據的保存和打印：保存的類型、作用和處理方法，表格內容的打印（小表格、大表格設置、超大表格的打印和顯示控制技巧）。

從表格數據中獲取有用信息

（在結構合理和數據準確的基礎上進行）

— 用圖表分析數據

創建圖表，包括準確描述圖表的創建目標，正確選擇數據范圍和圖表類型。

圖表編輯和修飾，包括認識圖表內部各類編輯對象并正確選擇、編輯（與大小和位置相關的一組操作）、修飾（與框線背景格式相關的一組操作）

— 圖表分析技巧：轉置圖表的作用和分析方法、改變圖表類型的作用的分析方法、利用第2Y軸的作用和處理方法、綜合練習

— 公式復制及引用關系：相對引用、絕對引用、混合引用

— 函數應用：特殊及函數式閱讀說明、常用函數介紹（邏輯函數IF、三類計數函、查找引用函數Lookup、函數套方法、函數自學方法）

— 數據統計：規范化數據整理、排序（常規處理、多重排序、恢復）、篩選（自動、高級）、分類匯總（結構性、篩選型）、透視統計（作用、條件、處理技巧、動態發布）

— 其他應用：超鏈接、記錄宏（作用、制作、使用）

以上內容可以根據學員情況或單位要求進行適當調整，或針對指定要求增減內容。

3、借PowerPoint提升職業化演講、表述及展示能力（6h～12h）

本課程從演講展示活動的規律出發，重點說明三方面內容，即演示文稿的結構層次要清楚，幻燈片展示內容要豐富且易理解，演講過程的有效控制技巧等。具體內容包括：

教學階段	主要教學內容
按演講規則建立演示文稿的結	— 演講規律和演示文稿制作特點：演講規律（看、聽、記），多視圖工作環境、多角色分工規律（演示文稿制作者、演講者），有效表達元素（圖形字符、表格和圖表、繪畫圖片、聲音和電影）； — 演示文稿的結構：片頭和摘要頁制作，結構編輯（大綱視圖、升降級、位移和展開、折疊技巧）； — 幻燈片頁處理：處理對象（文本、框、頁），編輯（與位置相關的技巧），修飾（與格式相關的處理方法），頁面排版（幻燈片版式選擇、添加主題背景、控制獨立幻燈片背景等）； — 預演排練習：幻燈片瀏覽視圖，控制放映順序，顯示/隱藏幻燈片，自定義放映組，排練習技巧等； — 演示文稿的保存和打印：常規保存（保存和另存為），特殊保存（打包、發布成網頁）； — 統一演示文稿版式：用母版統一當前演示文稿的版式（各級標題、固定元素），用模板統計同類演示文稿風格（常量、變量，保存和套用模板的方法等）。
添加適合表達信息的演講元素	— 各類圖形字符：添加圖形字符（藝術字、自選圖形、文本框、SmartArt等），圖形對象的處理技巧（選擇、編輯、修飾、排版等）； — 表格和圖表：作用，添加（創建、嵌入粘貼、鏈接粘貼、選擇性粘貼，導入數據生成圖表等）； — 圖示和組織結構圖：作用，繪圖（選擇、繪圖、添加相關元素、編輯、修飾和排版等）； — 繪畫：繪畫工具（自選圖形、剪貼畫、圖片等），繪圖方法，多圖形對象的處理（對齊分布、疊放順序、組合拆分等）； — 多媒體對象：添加聲音（獨立幻燈片配音，背景音樂），添加電影（加屏幕、加放映機、直接放電影），添加Flash（作用、方法）。
設置對畫控制演講的過程和節奏	— 動畫設置：幻燈片切換動畫（效果、速度、配音、方式），自定義動畫（動畫類型、動畫效果、節奏控制、案例演示和分析等）； — 放映設置：放映方式（連續放映、循環放映），跳轉控制（超鏈接），放映控制（預演排練、設置旁白等）； — 放映過程中的交互：板書筆（筆型、顏色和使用）、屏幕討論和記錄（工具、使用，保留墨跡等）。